Quante volte, alla fine di una giornata, hai la sensazione di aver fatto tantissimo e, contemporaneamente, di non aver fatto ciò che davvero contava?
Hai risposto a decine di messaggi, controllato la posta elettronica, partecipato a riunioni, fatto telefonate, sistemato cose urgenti, iniziato tre attività e magari concluso soltanto una. Sei stato occupato per tutto il giorno, ma quando finalmente ti fermi ti accorgi che le cose importanti sono ancora lì che aspettano.
È una delle contraddizioni più diffuse della nostra epoca: abbiamo a disposizione strumenti che dovrebbero farci risparmiare tempo, come agende elettroniche e app, eppure abbiamo sempre meno la sensazione di averne, ma forse il problema non è il tempo.
Forse il problema è che abbiamo imparato a riempirlo, il tempo, invece di scegliere come utilizzarlo.
Il tempo non è il vero problema
Quando qualcuno mi dice «non ho tempo», spesso gli faccio una domanda apparentemente banale: «Per fare cosa?».
Perché il tempo, in fondo, è una risorsa molto particolare: non possiamo accumularlo, non possiamo comprarne altro e non possiamo recuperare quello che abbiamo già utilizzato.
Possiamo però decidere a cosa assegnare la nostra attenzione durante il tempo che abbiamo.
Ed è qui che la questione cambia completamente. Immagina di avere davanti una giornata di dieci ore di lavoro. Potresti distribuirle in cinquanta attività diverse, saltando continuamente dall’una all’altra, oppure potresti stabilire quali sono le due o tre cose che, se portate a termine, renderanno quella giornata davvero utile.
Le ore sono esattamente le stesse. Quello che cambia è la qualità delle tue scelte.
Nel mio lavoro di Mental Coach torno spesso su tre parole: consapevolezza, attenzione e concentrazione. Non sono concetti riservati agli atleti, sono competenze fondamentali anche nella vita quotidiana.
Ho già parlato di questo tema nell’articolo in cui spiego come controllare la distrazione: se non scegli consapevolmente dove mettere la tua attenzione, qualcun altro o qualcos’altro lo farà al posto tuo.
La trappola dell’attenzione frammentata
Prova a osservare una normale giornata.
Stai lavorando al computer e arriva una notifica tramite popup.
Lo guardi.
Nel frattempo compare una nuova email.
La apri.
Trovi un messaggio che richiede una risposta.
Rispondi.
Poi ti ricordi che dovevi controllare una cosa sul telefono, lo prendi in mano e vedi una notifica.
La controlli.
E improvvisamente sono passati venti minuti, ma il problema non è che hai perso venti minuti: il vero problema è che hai abituato la tua mente a interrompersi continuamente.
Ogni interruzione sembra piccola e innocua, ma la somma di tante piccole interruzioni produce una giornata nella quale la tua attenzione non rimane mai abbastanza a lungo su qualcosa per permetterti di lavorare davvero in profondità.
È la stessa ragione per cui il multitasking, tanto celebrato come capacità di essere efficienti, può diventare una trappola. Nel Blog di MB ne avevo già parlato un’era geologica fa nell’articolo dedicato all’illusione del multitasking.
Fare più cose contemporaneamente non significa necessariamente fare di più: può significare semplicemente dividere la tua attenzione in più pezzi!
Un atleta non allena tutto contemporaneamente
Qui lo sport ci offre una metafora molto semplice. Immagina un atleta che, durante una seduta, voglia allenare contemporaneamente forza, velocità, tecnica, resistenza, mobilità, recupero e tattica. In teoria sembra fantastico: vuole migliorare tutto; in pratica rischia di non allenare bene niente!
Un programma di lavoro efficace stabilisce invece una priorità: in una determinata fase della preparazione ci sarà un obiettivo principale, accompagnato da altri elementi complementari, che possono anche essere considerati obiettivi secondari.
La performance nasce anche dalla capacità di scegliere cosa allenare adesso e cosa rimandare.
La stessa cosa vale nella vita, perché non puoi dare la stessa attenzione a tutto, non puoi considerare ogni richiesta urgente, non puoi rispondere immediatamente a ogni messaggio.
Non puoi essere contemporaneamente un professionista impeccabile, un genitore sempre disponibile, un amico presente, un atleta costante, un partner perfetto e una persona che trova sempre tempo per sé.
Non perché tu non sia capace, ma perché le risorse sono limitate e le priorità sono inevitabili.
La vera domanda, allora, non è: «Come faccio a fare tutto?», ma è «Che cosa merita davvero la mia attenzione in questo momento?».
Urgente non significa importante
Uno degli errori più comuni è confondere ciò che reclama immediatamente la nostra attenzione con ciò che ha realmente valore.
Una notifica è urgente perché appare sullo schermo, una telefonata è urgente perché il telefono squilla, una email può sembrare urgente perché qualcuno ha scritto «URGENTE» nell’oggetto, ma questo non significa che quelle cose siano importanti per te.
Al contrario, molte delle attività realmente importanti non fanno rumore. Allenarti, studiare, costruire una relazione, Leggere, progettare il futuro, riposare, passare tempo con le persone che ami, pensare…
Spesso nessuna di queste attività ti manda una notifica per ricordarti che dovresti farla, e proprio per questo rischia di essere continuamente rimandata, ma ricorda: TU sei il tuo cliente più importante che hai e per ognuna delle attività importanti che programmi per te dovresti fissare un appuntamento con te stesso nella tua agenda!
In un mio vecchissimo articolo incentrato su importanza e urgenza avevo già affrontato il tema delle priorità. Oggi lo vedo ancora più chiaramente: la gestione del tempo è, prima di tutto, gestione dell’attenzione e delle scelte.
La domanda che può cambiare la tua giornata
Ti propongo un piccolo esercizio. Domani mattina, prima di iniziare a rispondere al mondo, chiediti:
«Se oggi potessi portare a termine soltanto una cosa davvero importante, quale sarebbe?». Non cinque, non dieci: UNA!
Quella domanda ti costringe a scegliere, e scegliere significa rinunciare.
Questo è un passaggio che spesso non ci piace accettare, perché siamo bulimici della vita e vorremmo avere tutto: tutte le opportunità, tutte le esperienze, tutti i risultati, tutte le relazioni, tutti i progetti, ma ogni volta che dici sì a qualcosa, inevitabilmente stai dicendo no a qualcos’altro.
La vera difficoltà non è quindi imparare a dire no alle cose inutili; è imparare a dire no anche alle cose interessanti quando non sono la priorità.
È molto più difficile, perché una cosa interessante non sembra una distrazione, eppure può esserlo…
Prova il metodo delle tre priorità
Se vuoi trasformare questa riflessione in un comportamento concreto, prova per una settimana questo semplice esercizio.
Ogni mattina individua tre priorità:
1. Una cosa importante per il lavoro o per i tuoi obiettivi.
Qualcosa che produce un risultato reale e che, se continuamente rimandato, rischia di mantenere fermo il tuo percorso.
2. Una cosa importante per te.
Allenamento, salute, studio, riposo, creatività, tempo di qualità. Qualcosa che non appartenga necessariamente alla lista delle cose che gli altri si aspettano da te.
3. Una cosa importante per una relazione.
Una telefonata, un incontro, un gesto, una conversazione che richiede presenza e non semplicemente una risposta veloce a un messaggio.
Poi chiediti: quale di queste tre cose rischia maggiormente di essere sacrificata dalle urgenze della giornata?
Comincia da quella, ma non aspettare di avere tempo: proteggi il tempo che hai deciso di dedicarle e concentrati, perché anche la concentrazione è una scelta che possiamo allenare.
Se decidi di lavorare per quaranta minuti su un’attività importante e, durante quei quaranta minuti, elimini per quanto possibile le interruzioni, stai facendo allenamento mentale, ovvero, stai insegnando al cervello che non tutto ciò che appare davanti a te merita una risposta immediata.
In altri termini, stai recuperando una competenza preziosa: la capacità di rimanere su una cosa abbastanza a lungo da portarla avanti davvero.
È un po’ come creare una bolla, un ambiente nel quale per un periodo limitato esiste soltanto ciò che hai scelto di fare.
È il momento di agire!
Forse il messaggio più importante che sto cercando di trasmetterti è che non devi necessariamente fare di più, potresti dover fare meno, ma farlo con maggiore attenzione. Potresti dover eliminare qualcosa dalla tua agenda invece di aggiungere un’altra attività, oppure potresti dover smettere di inseguire ogni opportunità per tornare a investire energia in quella che hai già scelto o, ancora, potresti dover chiudere una porta non perché dietro quella porta ci sia qualcosa di brutto, ma semplicemente perché non è la porta che vuoi attraversare adesso.
È questo che fanno gli atleti quando entrano in pista: per qualche secondo non devono fare tutto, devono semplicemente fare bene ciò che hanno scelto di fare…
La vita, naturalmente, è molto più complessa di una gara sui 100 metri, ma il principio rimane valido: la tua energia è limitata, la tua attenzione è preziosa e le tue scelte determinano dove finiranno entrambe.
Quindi, prima di aggiungere qualcosa alla tua lista delle cose da fare, prova a fermarti un attimo, respira, osserva e chiediti:
«Questa cosa merita davvero la mia attenzione oppure sto semplicemente reagendo a qualcosa che ha attirato la mia attenzione?».
Potrebbe sembrare una differenza sottile, ma in realtà è una delle differenze più importanti tra vivere secondo le proprie priorità e vivere continuamente in risposta alle priorità degli altri.
Non serve una giornata più lunga, serve una scelta più consapevole, e dunque non devi fare di più, devi scegliere meglio!
Trasparenza: per la realizzazione di alcune immagini presenti nel Blog di MB vengono utilizzati strumenti di intelligenza artificiale. I contenuti testuali restano frutto dell’esperienza professionale e delle riflessioni dell’autore.
