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Lunedì, 25 Luglio 2016 05:05

Come farsi capire (Dire le cose giuste per comunicare efficacemente)

Come farsi capire (Dire le cose giuste per comunicare efficacemente)

La Pillola 81 dedicata al linguaggio del corpo è stata molto seguita e mi sono arrivati diversi inviti ad approfondire l’argomento. Soprattutto, ho ricevuto richieste di consigli sul “primo livello” della comunicazione, quello “verbale”. Il problema, abbastanza comune, è che spesso, al di là del “come”, si fa proprio fatica a capire “cosa” ci viene detto! Tu riesci a dire ciò che è davvero importante, e a esprimerlo nel modo giusto?

La comunicazione-spezzatino
Lo dicevo nella Pillola 81: tutto quello che entra in gioco in una relazione è comunicazione, e mi riferivo a mimica, atteggiamento, tono, timbro, volume e inflessione della voce, pause, distanza interpersonale, gestualità. La componente non verbale, ossia il linguaggio del corpo, è certamente determinante, perché trasmette sempre un’informazione aggiuntiva sul contenuto della comunicazione, ma alla fine è il contenuto che conta.

Nell’era ipertecnologica in cui viviamo, siamo bersagliati da stimoli continui e questo fuoco di fila riduce il tempo che dedichiamo alla comprensione di ogni messaggio. Ad esempio, i post su Facebook più lunghi dello spazio standard ci fanno venire l’orticaria e pochi cliccano su “Altro” per continuare a leggere. La stessa cosa vale per le anteprime delle email (talvolta ci limitiamo a quelle e ci perdiamo informazioni importanti che erano confinate più avanti nel testo), e potrei continuare citando tutti gli strumenti che oggi ci troviamo a usare. A me è capitato più volte di dover rimettere assieme i pezzi di uno scambio iniziato via messaggino, proseguito su WhatsApp, poi su Messenger e infine via email. Un vero delirio!

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Troppe informazioni ci soffocano, dunque per la “componente verbale” della comunicazione bisogna necessariamente fare uno sforzo, quello di essere sintetici, andare subito all’essenziale. Eppure, ci sono persone che, pur lamentandosi del poco tempo a disposizione, iniziano a rovesciarti addosso un fiume di parole, nel quale dopo poco annaspi, oppure ti scrivono email chilometriche…

Vuoi che te la racconti io? Ok, clicca e guarda il video...


Comunicare in modo efficace si può
Di recente, mi è capitato di ricevere un’email che è lo specchio del fenomeno che sto descrivendo. Nelle prime righe la parola “tempo” era presente per ben due volte, usata dalla persona che mi ha scritto per rimarcare che «bisognerebbe avere tempo a non finire» e che fare una certa cosa le «porterebbe via troppo tempo».

Il fatto è che quell’email è andata avanti con una lunga serie di premesse logorroiche, di parentesi aperte e mai chiuse, di incisi faticosi da tenere a mente e tanto altro, per un totale di 640 parole, o 3791 caratteri, se preferisci. Arrivato alla fine, mi sono reso conto che quel minestrone avrebbe potuto essere concentrato in 340 caratteri, poco più di due messaggini!

Vuoi sapere qual è il segreto per comunicare efficacemente?


Il segreto
per comunicare bene e farsi capire è quello di parlare o scrivere per sottrazione. Metti subito in evidenza il succo di ciò che vuoi comunicare, adottando la tecnica giornalistica delle 5 W, che in inglese stanno per Who, What, When, Where e Why, ossia Chi, Cosa, Quando, Dove e Perché. Una volta esposto il concetto chiave senza tanti giri di parole, potrai aggiungere tutti i dettagli che vuoi, il “come”, ma dovrai farlo soltanto se il tuo interlocutore avrà manifestato l’interesse di approfondire. Se si tratta di una comunicazione scritta, spetterà a chi legge decidere se andare oltre o se fermarsi alle prime righe, cosa impossibile quando, dopo un diluvio di futilità, finalmente si piazza la notizia che volevamo dare, prima dei saluti, preceduta da un: “Quello che volevo dirti è…”, che prende pure il sapore della presa in giro e ti fa sbottare con un bel: “E allora perché non me l’hai detto subito?”.

Elimina tutto il superfluo e tienilo da parte come nota di colore, da aggiungere solo se necessario o utile.


Trenta secondi di attenzione

Bisogna imparare a controllarsi, per evitare di dire o scrivere tutto quello che passa per la testa pensando che sia importante e invece risulterebbe solo inquinante per chi ascolta o legge. Il tutto deve poter essere detto o letto in non più di 30 secondi, quindi regolati di conseguenza e fai delle prove, prima scritte, perché ti aiuta a riordinare i pensieri scomposti, e poi orali. Ti consiglio anche di registrarti e di riascoltarti, perché se ti capisci, sei già un bel pezzo avanti…

Sai che grazie al coaching è possibile scoprire tutti i segreti dell’arte di comunicare, a partire dal contenuto della comunicazione per poi arrivare al controllo consapevole del linguaggio del corpo? Con un allenamento calibrato su misura per le tue esigenze, si possono apprendere le strategie per costruire un messaggio e per creare empatia, interesse e rispetto. Poi si può imparare a gestire la postura, lo sguardo, l’uso delle mani e la gesticolazione in generale.

Infine, come dicevo nella Pillola 81, si può lavorare sull’uso della voce, sulle pause e sulla scelta del canale di comunicazione più appropriato, dosando adeguatamente gli stimoli visivi, uditivi e cinestesici.

È il momento di agire!
Se vuoi saperne di più e vuoi fare un test sull’efficacia della tua comunicazione, contattami e ne parliamo. Come dico sempre, “alza le chiappe dal divano e muoviti, fai il primo passo verso il tuo obiettivo”, e anche rompere il ghiaccio con un’opinione o una domanda è un modo per uscire dal torpore e passare all’azione, non credi? ;)

 

Ultima modifica il Lunedì, 22 Maggio 2017 14:52

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